شغل خود را طراحی کنید
چرایی و چگونگی طراحی شغل
طراحی شغل توسط دیویس چنین تعریف شده است: تعیین ماهیت، روش ها و روابط میان مشاغل به منظور براورده سازی الزامات فناوری و سازمانی به علاوه الزامات اجتماعی و شخصی شاغل.
طراحی شغل دو هدف دارد:
- براورده کردن الزامات سازمان در خصوص بهره وری، کارایی عملیاتی و کیفیت محصول یا خدمات.
- ارضای نیازهای افراد به جذاب بودن شغل، چالشی بودن شغل، و ارضای نیاز به موفقیت در شغل.
روشن است که این اهداف به یکدیگر مرتبط هستند. هدف کلی از طراحی شغل، یکپارچه سازی نیازهای فرد با نیازهای سازمان است. فرایند طراحی شغل از آنجایی که چرا اصلا نیاز است که آن شغل انجام شود و وظایفی که باید انجام شوند تا نیازهای سازمان یا نیازهای واحد کاری برآورده شود آغاز می شود.
طراح شغل سپس می تواند به این موضوعات بپردازد:
- چطور می شود مشاغل را به شکلی طراحی کرد که بیشترین سطح انگیش درونی را ایجاد کند.
- چطور می توان میزان انگیزه ی درونی را نیز همزمان با بهبود عملکرد و بهره وری شاغلین افزایش داد.
توجه به دیگر اهداف مهم شغل مانند: برآورده کردن مسئولیت های اجتماعی سازمان نسبت به افرادی که در آن کار می کنند .این مهم با بهبود کیفیت زندگی کاری برآورده می شود؛ هدفی که، همان طور که ویلسون گزارش کرده است، هم به کارایی عملکرد و هم به رضایت کارکنان می انجامد .دستاورد طراحی شغل ممکن است شرح شغل باشد، هرچند امروزه تأکید بیشتر بر نقش ها و توسعه نمایه شغل است.
انواع طراحی شغل چيست ؟
این مطلب که آیا طراحی شغل می تواند راه حل نیرومندی برای مشکلات سازمانی ومنابع انسانی آن باشد و به عنوان یك راهبرد قوی از آن بهره گرفته شود، محتاج شناخت همه جانبه عوامل شغلی و ماهیت کار است. عوامل شغلی و ماهیت کار در تجزیه و تحلیل شغل شناسایی می شوند.
قبل از تعریف طراحی شغل و همینطور طراحی مجدد شغل ذکر چندنکته ضروری است:
اول اینکه ماهیت کار بستگی به تعامل با محیط و دیگر شرایط سازمان و شرایط فردی کارکنان دارد.
دوم آنکه ماهیت کار شامل : محتوی کار ;یعنی فعالیتها، رفتارها، وظایف ،روابط و مسئولیتها صلاحیتهای مورد نیاز انجام کار یعنی مهارتها، توانالیها و تجارب مزد و عایدی جهت انجام کار یعنی حقوق ، ترفیع و رضایت حقیقی و مطلوب می شود.
الف- طراحی شغل ابتدايی
طراحی شغل ، محتوی کار(یعنی: فعالیتها، وظایف ، روابط) و صلاحیتهای مورد نیاز انجام کار(یعنی: مهارتها، دانش ، معلومات و تواناییها و مزد (واقعی یا غیرواقعی) را به طریقی که احتیاجات کارکنان و سازمان را برآورده سازند، تلفیق می کند.
طراحی شغل را می توان فرآیندی دانست که طی آن ، وظایف خاص هر شغل، روشهای انجام آن وظایف و چگونگی ارتباط آن شغل با سایر فعالیتهای سازمان تعیین می شود.
براساس تعاریف فوق ، بااستفاده از اطلاعاتی که از تجزیه و تحلیل شغل حاصل می شود و عوامل شغل مورد شناسایی قرار می گیرد، طراحی شغل بدین صورت انجام می شود که وظایف و مسئولیتهای یك شغل یا گروهی از مشاغل وابسته به یکدیگرتنظیم و روابط بین آنها و سایر فعالیتهای سازمان مشخص می گردد.
در هر سازمان افراد در ابتدا کار را با دلگرمی آغاز می کنند و تا مدتی به آن ادامه می دهند ولی پس از گذشت زمان ، بسیاری مسائل و مشکلات سازمانی نمودار می شود.یکی از مسایلی که مهندسان صنعتی در دیدگاه مدیریت علمی در اوایل قرن بیستم بر آن تکیه داشتند این بود که کارگران بیش از حد توانایی خود کار نکنند یا به عبارتی خصوصیات و ویژگیهای شغل در حد توانایی افراد باشد .به همین مناسبت به تجزیه وتحلیل روشهای کار پرداختند و بسیاری از اصول طراحی شغل را تدوین کردند.
مجموعه این اصول برای به حداقل رساندن اشتباه های کاری و کمینه سازی زمان و حرکت تلف شده در کار بود که کارآیی به بالاترین حد برسد . باوجود این ، بسیاری از کارگران ، مشاغلی را که برپایه مدیریت علمی طراحی شده بود نمی پسندیدند و سرانجام به بسیاری از آنهاگردن ننهادند زیرا تصور می کردند که رسیدن به هدفهای سازمانی به مفهوم از دست دادن آرمانهای فردی است.
ب- طراحی دوباره شغل
هکمن معتقد است هرگاه شغلی تغییر کندخواه به سبب فناوری تازه یا تجدیدنظر در تشکیلات سازمانی یا براساس نظر مدیران وکارشناسان منابع انسانی ، گفته می شود که طراحی مجدد کار انجام شده است. لذا طرحریزی دوباره شغل به هرگونه فعالیتی اطلاق می شود که شامل تغییر مشاغل خاصی باشد که هدف آن; افزایش کیفیت، تجربه کاری کارکنان و نیز بهره وری بیشتر ضمن کار است. براساس تعریف فوق ، طرح ریزی دوباره شغل اشاره به آن کوششهایی برای ایجاد تغییرات در مشاغل دارد که کارکنان را برای پذیرش مسئولیتهای تازه( به گونه ای که بتوانندبااستقلال بیشتر برنامه ریزی ، سازماندهی و نظارت بر کار خود کنند)، آماده سازد.
آنچه که طراحیهای مجدد شغلی مدنظر قرار می دهند، نیازهای سازمانی ، محیطی ورفتاری شغل است . طراحان شغل این عوامل را مورد توجه قرار داده و سعی در خلق مشاغلی می کنند که هم مولد و هم ارضاءکننده باشند. جابجایی هایی هم میان برخی ازاین عوامل دیده می شود که مفهوم آن در طراحی شغل بدینگونه است که بعضی ازمشاغل از مشاغل دیگر رضایت خاطر بیشتر یا کمتری را ایجاد می کنند .کارآیی و رضایت شغلی کارکنان این نتیجه را دربر دارد که یك شغل تا چه حد خوب طراحی شده است. مشاغلی که به خوبی طراحی نشده باشند ممکن است به کارآیی کمتر، غیبت بیشتر،شکایات ، ناخشنودی شغلی ، کاهش کیفیت ، بیگانگی نسبت به کار و سایر مشکلات سازمانی و انسانی بیانجامد.
علاوه بر عوامل سازمانی ، توجه به توانایی و در دسترس بودن کارکنان ، انتظارات فرهنگی اجتماعی و- ملاحظات اقتصادی از جمله عوامل محیطی هستند که مدیران ومتخصصان منابع انسانی باید در طراحی های دوباره شغلی مدنظر قرار دهند.
طراحان مشاغل بااستفاده از پژوهشهای رفتاری محیط کار را به گونه ای فراهم می کنند تا به ارضای نیازهای فردی کمك شود. تحقیقات نشان داده اند که توجه به نیازهای روانی و رفتاری درطراحی های مجدد شغل باعث شده است که ویژگیهایی چون تنوع ، اهمیت و هویت کار،استقلال و اختیار عمل و آگاهی از نتایج شغلی ، مورد توجه بسیار قرار گیرد.
به طور کلی می توان گفت مشاغلی را که بیش از آن ساده و به بخشهای کوچکتر تجزیه شده بود، برای کارآیی بیشتر از دید مهندسی ، و رضایت شغلی کارمند از دید علوم رفتاری را کنار هم می گذارند و مسئولیت آن را مثلا به یك کارمند یا کارگر می سپارند.
ويژگيهای رفتاری
چون سازمانها و نهادها تاثیر عمده ای بر سیستم ها و از جمله سیستم های اجتماعی می گذارند، باید چگونگی فعالیت این سازمانها و نهادها به نحوی باشد که زیانی متوجه جامعه و نیروی انسانی آن نشود. بررسی بیشتر قضایای مدیریتی نشان می دهد که گروهی از مدیران ما در چگونگی سازماندهی و استفاده از نیروهای انسانی در فرآیندهای سازمان و مدیریت دچار مشکل هستند و این مشکل، سازمانها را به تدریج به انحلال می کشاندو باعث آسیب دیدن دیگر سیستم های جامعه و افراد آن می شوند. باید اذعان داشت که فعالیتهای منابع انسانی چون; تجزیه و تحلیل و طراحی شغل ،گزینش و استخدام ، ارزشیابی عملکرد، بهسازی و کاربرد نیروی انسانی قویا بستگی به توجه به نیازهای انسانی و توانالیهای فردی و رفتاری دارد.
این نیازها و توانالیها درواقع توان تطبیق و سازگاری بین افراد و مشاغل است. مدیران و مربیان قابلیتهای افراد را قبل از آموزش به دقت زیرنظر گرفته و براساس طراحی و اجرای دوره های آموزشی که منطبق بر طراحیهای مطلوب شغلی هستند، اطمینان حاصل می کنند که مساله آموزش با قدرت فراگیری و توانالیهای افراد همخوانی داشته باشد . بعد از آموزش نیز مطمئن می گردند که آموزشهای ارائه شده ، توانالیهای افرادرا بیشتر در جهت نیازهای شغلی توسعه داده و بهبود بخشیده است. بنابراین سنجش میزان توانالیها و تفاوتهای فردی (شخصیت و نگرش و انگیزش) به همراه مدنظر قراردادن موقعیتها و در نتیجه پیش بینی رفتارهای آینده ناشی از این قابلیتها و نیازها، مهمترین هدف فعالیتهای مدیریت منابع انسانی است
بنابراین در کوششهایی که برای طراحی مجدد شغل و بهبود زندگی کاری افراد به عمل می آید چند نکته ضروری شایان توجه است:
نخست اینکه; افراد دارای نیازهای گوناگون هستند که از میان آنها می توان نیازهای اجتماعی و احساسی را در نظر آورد. افرادهنگامی که به کار مشغولند نمی توانند فارغ از اینگونه نیازها باشند. توجه به این نیازهاسبب می شود که فرد کاری را برگزیند که به آن علاقه دارد، پیشرفت خود را در آن می بیندو می تواند به خاطر آن تلاش و کوشش کند.
دوم آنکه; طرح ریزی مجدد شغل می تواندبه طور مستقیم رفتار افراد را تغییر دهد و آن را بر پایه تغییر پایدار حفظ کند .افراد در کاری که انجام می دهند پای بند محدودیتهای ویژه ای هستند که طراحی شغلی برای آنان فراهم آورده است. در طراحی مجدد شغل به جای تاکید بر عوامل صرف سازمانی، تکیه بررفتارهای شغلی است و گمان می رود به تدریج با رفتارهای تازه در شغل جدید خو گرفته و ساخت وظایف، خود تقویت کننده رفتارهای مثبت مشخص بوده و تدریجا نظرات فردرا درباره کار در جهت مثبت تغییر می دهد.
سوم آنکه; هر نوع تغییر سازمانی به واسطه طراحی مجدد شغل سبب تغییرات دیگری می شود. با طرح ریزی دوباره شغلی وتغییراتی که در بافت و ساخت کاری سازمان پدید می آید به ناچار سرپرستان و زیردستان باید در ارتباطهای خود تجدیدنظر کنند و شیوه های تازه زندگی کاری را بپذیرند. اینگونه طراحی مجدد شغلی سبب می شود که بسیاری از مشکلات سازمان با اندیشیدن راه حلهای تازه از میان برداشته شود.
نکته آخر اینکه; طراحی دوباره شغل شان انسانی افرادخدشه دار نمی‌کند. با همه کوششهایی که برای بالابردن روحیه کارکنان در سازمانها انجام می شود، گاهی انگیزه های انسانی درحد بالا به ویژه انگیزه رشد و خودشکوفایی فرد نادیده گرفته می شود.
طراحی دوباره شغل برای افراد فرصتهایی را پدید می آورد که کارکنان به صورت افرادانسانی رشد و ترقی کنند و حس شایستگی و ارزش شخصی خود را افزایش دهند. رشدفردی هرچند هدف اصلی طرح ریزی شغلی نیست ولی بدون تردید یکی از اهداف هرسازمان، ضرورت و اهمیت پرورش نیروی انسانی و رشد و شکوفایی کارکنان آن است که طرحریزی دوباره شغل می تواند سازمان را برای دستیابی به این هدف یاری دهد وکیفیت زندگی کاری را اعتلا بخشد.
نيازهای كاركنان
اگر چنین استدلال کنیم که افراد براساس شرح وظایف به کار گمارده می شوند و اگرانتخاب آنان براساس صلاحیتها و شایستگیهای فنی و تخصصی باشد قاعدتا توقع داریم که توانایی ایفای وظایف محوله را داشته باشند. اما باید دانست که داشتن صلاحیت فنی و تخصصی اگرچه لازم است ولی کافی نست و به معنی انجام کار با بهره وری بالا نیست بلکه عامل انسانی و ویژگیهای فردی و رفتاری همواره در تعامل و مرتبط با تواناییهای تخصصی قرار می گیرد و واکنشهای متقابلی ایجاد می کند بنحوی که اگر عامل انسانی ونیازهای مرتبط به آن در راستای توانایی تخصصی و شایستگیهای فنی باشد، همخوانی ،تجانس ، کارآیی و ثمربخشی به دنبال خواهد داشت ، در غیراین صورت، تعارض ،بیگانگی از کار و ناکارآمدی ببار خواهد آمد.
میدانیم افراد در مهارتها و تواناییهای بالقوه و عملکرد واقعی خویش متفاوتند. ما درسازمانها استعدادهای فراوان و انواع بسیاری از مشاغل داریم. تناسب معقول و مطلوب باید هدف دوجانبه کارکنان و مدیریت باشد. هنگامی که افراد بتوانند مهارتها واستعدادهای خویش را به کار ببرند، مسرورتر و مولدترند .چنانچه مدیران این پیچیدگیها واستعدادهای متفاوت افراد را در تقبل وظایف نادیده بگیرند، این امکان وجود دارد که انگیزش رهبری و ارتباطات را به نحو غلط اعمال کنند .البته هرگز نمی توان انتظارداشت که تمامی نیازهای روانی کارکنان یك سازمان کاملا برآورده شود ولی مدیران به طور قابل ملاحظه ای این آزادی عمل را دارند که کارکنان را باتوجه به مشاغل طراحی شده جابجا کنند.
پست سازمانی کارکنان معمولا از روی برنامه سازمان تعیین می گردد ولی در عین حال این امکان وجود دارد که مشاغل را به گونه ای طراحی کرد که با نیازهای روانی کارکنان انطباق یابد. برخی عوامل موثر در تفاوتهای فردی و ویژگیهای رفتاری کارکنان( چون شخصیت ،نگرش و انگیزش ) را که می توانند بر چگونگی تفسیر نیازها به صورت توانمندیهای قوی رفتاری افراد به هنگام تصدی مشاغل تاثیر بگذارند، در زیر به اختصار اشاره می شود :
الف- شخصيت
شخصیت یکی از عوامل موثر در ایجاد تفاوتهای فردی و رفتاری است. و شخصیت را می توان عبارت مجموعه ای از صفات و ویژگیهای مشخص دانست که می تواند برای مقایسه اشخاص بایکدیگر مورد استفاده قرار گیرد و هر شخصی را به صورت یك موجود منحصر به فرددرآورد. مثلا در مواجهه با مصائب و شرایط سخت زندگی ، یکی شکیبایی پیش می گیرد،دیگری آه و ناله سر می دهد و به روزگار بدوبیراه می گوید و دیگری به جنب وجوش می افتد و می کوشد خود را از آن ورطه رهایی بخشد.
مفهوم شخصیت از آن جهت درمدیریت اهمیت دارد که به نظر اکثر مدیران نقش عمده ای در چگونگی ادراک ، ارزیابی وواکنش فرد در مقابله با مشکلات دارد. به عبارت دیگر می توان گفت مهمترین تعیین کننده های شخصیت ، عاملهای زیستی، عاملهای اجتماعی، عاملهای فرهنگی و موقعیت هستند. وراثت در شکل گیری و رشدشخصیت انسان اثر داشته و ویژگیهای فیزیکی چون قد و قیافه بر چگونگی احساس انسان نسبت به خودش موثر است. عوامل اجتماعی چون تجربه های دوران کودکی نقش مهمی را در زندگی آینده انسانها بازی می کنند و عوامل فرهنگی نیز موثرند.
علاوه بر عاملهای سه گانه فوق ، عوامل موقعیتی نیز بر شخصیت اثر می گذارند . این تاثیرگذاری بیشتر ناشناخته و غیرقابل پیش بینی است. عوامل موقعیتی ویژگیهای مخفی شخصیت را آشکار می سازند .باوجود این ، چگونگی ترکیب عناصر و عوامل سازنده شخصیت(چه موروثی و چه اکتسابی) و شدت و ضعف این عوامل در هریك از انسانها را از دیگر همنوعان خویش متمایز می کند و دارای رفتاری نسبتا ثابت و یکسان می سازد تا جایی که مدیران می توانند در مورد او به پیش بینی بپردازند و براساس آن دربرخورد با یك موضوع خاص یا پیشامد معینی، واکنش فرد را پیش بینی نمایند، یعنی حکم کنند که وی چه سلوک و رفتاری خواهد داشت.
ب- نگرش
یکی دیگر از تفاوتهای فردی و رفتاری که اهمیت زیادی برای مدیران دارد، طرز تلقی یا نگرش کارکنان است. طرز تلقی یا نگرش همان حالات پایدار رفتار فرد دربرخورد با پدیده ها یا اشخاص به گونه ای خاص است که حاصل تجربه های اوست. ممکن است شخص به هر دلیلی دیدگاه مثبت یا منفی نسبت به شخص دیگر یا یك شئ داشته باشد.
دیدگاه سنتی، نگرش را یك حالت می داند که از سه جزء عاطفه ، شناخت و ( SALANCIK AND PFEFFER) قصدتشکیل شده است. البته دونفر از محققان به نامهای سالانسیك و ففر با نظریه سنتی حالت و مشرب نگرش موافق نیستند. به نظر آنها نتایج تحقیقات نشان نداده است که طرز تلقی ها حالتهای پایدار متشکل از اجزایی باشند که به صورت پیوسته پاسخهای فرد را منعکس می کنند. بلکه به عقیده آنها نگرشها حاصل واقعیتهای ساخته و پرداخته جامعه هستند (دیدگاه موقعیتی).
این دو محقق معتقدند محیط اجتماعی اطلاعاتی را فراهم می کند که شکل دهنده طرز تلقی افراد است . بااستفاده از اطلاعات اجتماعی می توان نگرشها و رفتارهای قابل قبول جامعه را توصیف کرد.کاربرد اینگونه اطلاعات موجب می شود که توجه فرد به طرز تلقی خاصی( مثلا محیط کار )جلب شود و در نهایت موجب ایجاد رفتارها و نگرشهایی می گردد که در مجموعه موردنظر حالت غالب داشته باشد .نظریه غالب در حال حاضر آن است که نگرشها هم به وسیله ویژگیهای عینی محیط کار و هم اطلاعات اجتماعی شکل می گیرد. بر مدیران ماست که بپذیرند افراد مختلف در سازمان در طرز تلقی ها و رفتارهایشان با یکدیگر تفاوت دارند و در طراحیهای شغلی ، این نگرشها را در راستای اهداف سازمان مدنظر قرار دهند.
ج- انگیزش
هنگامی که گروهی از کارکنان را در مشاغل مشاهده می کنیم ، ممکن است تفاوتهای آنان در- عملکردهایشان ما را دچار شگفتی و حیرت سازد .برخی از افراد کار رادر سطح عالی انجام می دهند در حالی که دیگران بازده چندان مطلوبی ندارند. این تفاوتهارا چگونه باید توضیح داد؟ بدیهی است که صفات و تواناییهایی را به کارکنان مولد نسبت می دهیم . فرد ممکن است باهوش ، پرخاشجو و برونگرا باشد .لیکن چیزی بیش از صرف توانایی یعنی یك چیز ارادی در میان است که باعث تفاوت می شود .در اینجاست که به مفهوم انگیزش باید رجوع کرد.از نقطه نظر مدیریت ، هدف ایجاد انگیزه درکارکنان که از وظایف اولیه مدیر است ،به گونه ای باید باشد که رفتار کارکنان بیشترین نفع را برای سازمان داشته باشد و عملکردآنان را به بالاترین سطح ممکن برساند. عملکرد هم علاوه بر توانایی فرد و آمادگی محیط، بستگی تام به انگیزش دارد.
اصول طراحی شغل
رابرتسون و اسمیت این پنج اصل را برای طراحی شغل پیشنهاد کرده اند:
- اثرگذاری بر تنوع مهارت؛ فراهم کردن فرصت هایی برای افراد که وظایف گوناگون و وظایف ترکیبی را انجام
- دهند.
- اثرگذاری بر هویت وظیفه؛ ترکیب وظایف و تشکیل واحدهای کاری طبیعی
- اثرگذاری بر اهمیت وظیفه؛ تشکیل واحدهای کاری طبیعی و آگاه سازی افراد از اهمیت کارشان.
- اثرگذاری بر استقلال؛ دادن مسئولیت به افراد برای تعیین سیستم کاری خود.
- اثرگذاری بر بازخورد؛ بنا نهادن روابط خوب و کانال های باز بازخورد.
ترنر و لاورنس شش مشخصه مهم را شناسایی کرده اند که" مشخصات الزامی وظیفه نامیده می شوند .این مشخصات عبارتند از :تنوع، استقلال، تبادلات الزامی، تبادلات اختیاری، دانش و مهارت و مسئولیت .
چهار بعد مفهومی متمایز شغل را چنین برشمرده اند: تنوع، اختیار، مشارکت و مشخصات هدف. با اتخاذ دیدی یکپارچه، می توان دریافت که مشخصات انگیزاننده زیر، بیشترین اهمیت را در طراحی شغل
دارند:
- استقلال، اختیار، خودکنترلی و مسئولیت پذیری
- استفاده از توانایی ها
- بازخورد
- باور به مهم بودن وظیفه
اینها پایه های رویکردی هستند که در غنی سازی شغل به کار گرفته می شود.
مهمترین رویکردهای طراحی شغل عبارتند از:
گردش شغلی: حرکت کارکنان از وظیفه ای به وظیفه دیگر برای کاهش یکنواختی همراه با افزایش تنوع.
توسعه شغلی: ترکیب دوباره وظایف گسسته قبلی در یك شغل به منظور افزایش تنوع و معنای کاری تکراری.
غنی سازی شغلی: مبتنی بر رویکرد مشخصات شغل بوده، اما از توسعه شغلی فراتر می رود تا اختیار و مسئولیت بیشتری را برای یك شغل فراهم آورد. تیم های خودمدیریتی( گروه های کاری مستقل) تیم های خودگردان که عمدتا بدون سرپرستی مستقیم، کار می کنند .فلسفه زیربنایی این تکنیك، گستره ای منطقی از غنی سازی شغل است.
طراحی کار با عملکرد بالا: مبتنی بر ایجاد گروه های کاری در محیط هایی است که در آنها، سطوح بالایی از عملکرد انتظار می رود. به طورکلی چنین استنباط می شود که گردش شغلی و توسعه شغلی، گرچه کاربردهای خود را در توسعه مهارت ها و کاهش یکنواختی دارند، نمی توانند به ریشه نیاز به انگیزش درونی و براوردن مشخصات انگیزشی مختلف مشاغل دست یابند .این مشخصات در بهترین حالت، زمانی ارضا می شوند که به غنی سازی شغل، گروه های کاری مستقل یا طراحی کار با عملکرد بالا به گونه ای مناسب پرداخته شود.
برای مطالعه‌ی مقاله های بیشتر به مجله کارچات مراجعه کنید.
همچنین می توانید با دنبال کردن ما در اینستاگرام از بروزترین اخبار و اتفاقات حوزه مدیریت منابع انسانی با خبر شوید.