1. کارچارت
  2. Blog

تجزیه و تحلیل شغل

تجزيه و تحليل شغل

از تجزیه و تحلیل شغل تعاریف زیادی شده است که به برخی از آنها اشاره می شود.ماتیس و جکسون می گویند تجزیه و تحلیل شغل یك روش سیستماتیك جمع آوری و تجزیه اطلاعات درباره ی محتویات مشاغل، نیازهای انسانی و زمینه ها و شرایطی که شغلها در آن انجام می گیرد می باشد . میر کمالی می گوید :تجزیه و تحلیل شغل یعنی مطالعه ویژگی های کمی و کیفی و شرایط احراز آن از طریق جمع آوری اطلاعات دقیق و نظام یافته درباره ی آن شغل در یك سازمان می باشد. تجزیه و تحلیل شغل فرآیند سیستماتیك تعیین و تبیین وظایف، مسئولیت ها و مهارتهای مورد نیاز برای اجرای یك شغل در سازمان و رابطه تعاملی آن با سایر مشاغل است.
هدف از تجریه و تحلیل شغل، جمع آوری اطلاعات در مورد پرسش های اساسی زیر است:

  1. چه کاری انجام شود؟
  2. چرا انجام شود؟
  3. چگونه انجام شود؟
  4. برای انجام آن، نیازمند چه ابزار و تجهیزاتی است؟
  5. در چه شرایطی انجام می شود؟
  6. توسط چه کسی باید انجام شود؟
  7. تا چه حد از متغییرهای محیطی متاثر است ؟
  8. تا چه میزان در نیل به اهداف سازمانی موثر است ؟
  9. مفاهیم واژه های کلیدی در رابطه با شغل کدام است ؟
  10. تبلور ملاحظات قانونی به چه صورتی باید در شغل منعکس گردد؟

تا با جمع آوری اطلاعات بر اساس پرسش های مذکور و تحلیل آنها هدایت واحد منابع انسانی و امور کارکنان را در امر استخدام و انجام دیگر فعالیت ها میسر سازد .بنابراین اهمیت تجزیه و تحلیل شغل را در دستیابی به موارد زیر می توان یافت:

  • تعیین ارزش نسبی مشاغل که جهت تعیین تعادل و برابری با دستمزد پرداختی با دیگر مشاغل درون سازمان و بیرون از آن ضروری است.
  • کمك به مدیران و سرپرستان در جهت تعریف وظایف و مسئولیت های شاغلان و مستخدمان تحت  پوشش آنان
  • تعیین نیازهای استخدامی زمانی که امر برنامه ریزی نیروی انسانی و کارمند یابی باید تحقق یابد که کمك فراوانی به مدیران خواهد نمود.
  • مبنایی برای برنامه ریزی پیشرفت و توسعه شغلی است . 
  • و سرانجام مبنایی که بر اساس آن بتوان توان بالقوه کارکنان را به بالفعل تبدیل نموده و انتظارت مثبت را در آنها برانگیخت و ترجیحات شغلی را به آن ها نمایاند.

مراحل تجزيه و تحليل شغل

مرحله اول: بررسی کل سازمانی به منظور تعیین مطابقت مشاغل با بافت واهداف آن
مرحله دوم: تعیین اینکه از اطلاعات بدست آمده از تجزیه و تحلیل چگونه استفاده خواهد شد.
مرحله سوم: انتخاب نمونه هایی از مشاغل برای مطالعه و تجزیه و تحلیل
مرحله چهارم: بدست آوردن اطلاعات لازم با استفاده از روشهای مختلف تجزیه و تحلیل مشاغل
مرحله پنجم: تنظیم شرح شغل
مرحله ششم: تنظیم شرایط احراز شغل
مرحله هفتم: طراحی شغل با استفاده از اطلاعاتی که در مراحل ششگانه قبل به دست آمده است.
مرحله هشتم: ارزیابی طراحی شغل و انجام دادن اصلاحات لازم در صورت نیاز

روشهای تجزيه و تحليل شغل

1- روش مشاهده

مشاهده به معنای مورد بررسی قرار دادن مشاغل حین انجام کار بر اساس رویت و لمس پذیری عینی کار، با توجه به آنچه انجام می گیرد، چگونگی انجام آن و اینکه چه زمانی را به خود اختصاص می دهد، می باشد. بدیهی است که این روش برای سازمان هایی مناسب است که تدارک کمی از مشاغل آنها نیاز به تجزیه وتحلیل داشته باشند، به کارگیری این روش وقت گیر بوده و برای مشاغل عملیاتی مناسب تر می باشد و برای مشاغل ذهنی، روانی، فکری و قماوتی مطلوب تر است که از روشهای دیگر استفاده شود و زمانی که تحلیل گران اطلاعات را از روشهای دیگر جمع آوری می کند ، مشاهده ممکن است تردیدها را تایید یا از میان بردارد.

2- روش مصاحبه

به فن استقرار کفتگو جهت کسب اطلاعات یا مقاصد متفاوت که بین یك نفر با یك نفر، یا یك نفر با چند نفر چند نفر با یك نفر و چند نفر با چند نفر صورت می گیرد، مصاحبه اطلاق می گردد. در روش مصاحبه از متصدیان مشاغل و هم از سرپرستان آنها به طور انفرادی و گروهی سوال می شود . گرچه استفاده از مصاحبه گروهی اطلاعات دقیق تری راموجب می شود اما به دلیل پیروی افراد از هنجارهای گروهی ممکن است موجب کاهش اثر بخش شود . علت استفاده از مصاحبه آن است که متصدیان مشاغل بهترین کسانی هستند که با شغل آشنا بوده و تنها افرادی هستند که می توانند تمام مشاهدات واطلاعات کسب شده در طول خدمت خود را عرضه نمایند . آنها وظایف ویژه شغل را می شناسند و قوت و ضعف و اثربخشی وظایف را به درستی می توانند براورد نمایند، ضمن آنکه سرپرستان آنها نیز از رابطه شغل با سایر قسمت ها اطلاعات صحیح تری دارند.
جمع آوری کننده اطلاعات و تحلیل گر شغل در نقش مصاحبه گر باید قبل از انجام مصاحبه شغلی، آموزش های لازم را دیده باشد و به درستی توجیه گردد مصاحبه به صورت آزاد یا بسته برگزار می شود .مصاحبه آزاد چهارچوب یا محتوای مشخص و از پیش تعیین شده ندارد و جو مصاحبه و رابطه ای که میان مصاحبه کننده ومصاحبه شونده به وجود می آید، مسیر و شکل آن را تعیین می کند . مصاحبه به این شیوه، آثار مثبت بسیاری در بهبود روحیه کارکنان دارد .برخلاف مصاحبه آزاد ، چهار چوب مصاحبه بسته یا به قولی مصاحبه منظم، کاملا معلمان استاد سوالات از قبل تعیین شده اند . تهیه ی فهرستی از سوالات و رعایت ترتیب منظمی در طرح آنها یکی از مهمترین مزایای مصاحبه بسته به شمار می آید. علاوه بر این، قابلیت تطبیق و مقایسه اطلاعات، مزیت دیگر مصاحبه بسته است. هدف از مصاحبه بایستی بدست آوردن تمام حقایق مربوط به شغل و پرسش دادن قسمت های فهرست شده در قسمت بالای پرسشنامه باشد . برای رسیدن به این هدف آنالیست شغل دستورات زیر را دنبال می نماید:

  1. ترتیب منطقی سوالات؛ به طوریکه به مصاحبه شونده جهت منظم نمودن افکارش کمك نماید.
  2. مطمئن شوید که شاغلین نخواهند با توضیحات مبهم یا اغراق آمیز خود را از شر سوالات آسوده نماید.
  3. یك بیان روشن از شاغل درباره اختیار اخذ تصمیم و میزان دستوراتی که آنها از سرپرستان خود دریافت می نمایند به دست آورید.
  4. از پرسیدن سوالاتی که آنان را به پاسخ های مورد انتظار هدایت می نماید، بپرهیزید.
  5. مزایای روش مصاحبه این است که انعطاف پذیر است ، می تواند اطلاعات مفیدی اراله دهد .

سازماندهی واجرا کردن آن آسان است، اما وقت گیر و گران است و پاسخ ها به آسانی قابل تجزیه و تحلیل نیست . ضمن آنکه اطلاعاتی را که از مشاهده نمی توان کسب نمود، از این رشو می توان یافت. در ضمن بهره گیری مطلوب در این روش به مهارت فردی( جمع آوری کننده اطلاعات و تحلیل گر )مصاحبه کننده وابسته است و اخر اینکه کارکنان مصاحبه را فرصتی برای پیشرفت و ارتقای سمت های شغلی و در نتیجه افزایش حقوق و دستمزد تصور می نمایند و ممکن است در اراله پاسخ اغراق نمایند. پرسشنامه ساده ترین ، معمولترین و کاربردی ترین و درعین حال کم هزینه ترین روش از بین روشهای مختلف جمع آوری اطلاعات پرسشنامه است .این روش زمانی بیشتر کاربرد دارد که دنبال جمع آوری اطلاعات وسیعی برای سازمانی باشیم و جامعه آماری نامحدود باشد.
پرسشنامه های می توانند موجب صرفه جویی درزمان مصاحبه از طریق ثبت اطلاعات خالص و واقعی بشود. که این کار به وسیله ساختار مناسب سوالات پیشرفته در زمینه ی تحت پوشش که مستلزم بررسی عمقیقی است انجام شود .سوالات بایستی اطلاعات اساسی زیر را اراله نمایند.

  • عنوان شغل و شاغل
  • عنوان شغل مدیر یا مافوق شغل
  • عناوین شغل و تعداد ستاد گزارش دهی به شاغل
  • یك شرح خلاصه( یك یا دو خط )از نقش و مقصود کلی شغل
  • یك لیست از وظایف اصلی که شاغل مجبور به انجام آن است

برای تهیه ی پرسشنامه عواملی را بایستی در طراخی سوالات پرسشنامه در نظر گرفت تا بتوان بر اساس این عوامل پرسشنامه جامع و مانعی را تهیه نمود این عوامل عبارتند از:

  1. استفاده دقیق از کلمات؛ از آنجاییکه کلمات معمولا بار معنایی متفاوتی از خود دارند .
  2. باز و بسته بودن سوالات پرسشنامه ؛ انتخاب سوال بازو بسته بستگی به اهداف تجزیه و تحلیل کننده دارد.
  3. جهت دار بودن سوالات پرسشنامه؛ جهت دار بودن سوالات بدین معنی است که سوال به طوری مطرح شود که گویا پرسش گر انتظار دارد پاسخگو جواب خاصی را بدهد .پس بایستی در طراحی پرسشنامه تا آنجا که ممکن است سوالات جهت دار و تلقین کندنه نباشد. علاوه بر عوامل فوق ترتیب سوالات، استفاده از سوالات استاندارد و حجم پرسشنامه( به طور کلی داشتن 30 سوال در یك پرسشنامه ضروری ا ست ) در تهیه پرسشنامه جامع و مانع کمك مفیدی می تواند بنماید. در این روش به دلیل برداشت نادرست از سوالها ، پاسخ های ناقص و پرسشنامه های برگشت داده نشده دقت کمتر است .
  4. گروه متخصصین؛ این گروه شامل متصدیان ارشد شغل و سرپرستان بلافصل می شود . این روش در برگیرنده دانش و تجربه ی توجهی از سوی گروه درباره ی شغل است . برای دستیابی به اطلاعات تجزیه و تحلیل شغل، تحلیل گر مصاحبه ای را با گروه تنظیم می کند .تعامل اعماء گروه در خلال مصاحبه می تواند دقت و بینش را به وجود آورد که تحلیل گر چه بسا از مصاحبه های فردی بدست نیاورد . یك مزیت جانبی این روش می تواند منع ابهام از وظایف مورد انتظار شغل در میان کارکنان و سرپرستاین باشد که در گروه متخصصین قرار دارند . این روش هزینه بروز زمان . همچنین برداشت متصدی شغل از شغلش و واقعیات شغل، یعنی اینکه کار واقعا به چه صورت و در چه شرایطی انجام می گیرد، نادیده گرفته می شود.
  5. ثبت وقایع روزانه؛ در این روش کارکنان در فواصل معین وظایف و فعالیتهای خود را در گزارشهای روزانه به طور خلاصه یادداشت می کنند ثبت وقایع بهترین روش برای کسب اطلاعات دست اول درباره چگونگی انجام کار است ، زیرا کار به وسیله انجام دهنده آن و آنگونه که واقعا انجام می گیرد شرح داده می شود. وقایع روزانه یك روش متداول نیست، زیرا برای شاغلین و متخصصین پرسنلی هر دو زمان بر و پرهزینه است با از بین رفتن تازگی موضوع، دقت ممکن است کاهش یابد وثبت وقایع کمتر شود.
  6. پرسشنامه تجزیه و تحلیل سمت یا چك لیست تجزیه و تحلیل شغل؛ در سالهای اخیر، محققان سعی کرده اند تا یك روش متداول برای تجزیه و تحلیل مشاغل ابداع کنند. یکی از این روشهاست .در این پرسشنامه فعالیتهای هر شغل به ( PAQ ) پرسشنامه تجزیه و تحلیل سمت شش طبقه اصلی تقسیم می شود . برای هر یك از طبقات عناصری که نشان دهنده حرکت یا عمل آن کار می باشد پیش بینی شده است . مجموعا 194 عنصر که معرف تمام فعالیتهای یك شغل می باشد تدوین بدین صورت است که با مطالعه پرسشنامه ؛ تحلیگر معین می PAQ یافته اند تجزیه و تحلیل شغل به روش کند که اولا شغل از چه عناصری تشکیل شده است و ثانیا، هر یك از این عناصر چه سهمی در شغل دارند . این روش کاربرد وسیعی دارد و برای تجزیه و تحلیل انواع مشاغل از آن استفاده می شود . معایب این روش طولانی بودن زبان فنی و سیستم ارزیابی پیچیده و مشکل آن است.
  7. فن رخدادهای بحرانی( فن وقایع حساس)؛ این فن وسیله ای است برای استفاده داده درباره رفتار موثر و کم تر موثر که به نمونه هایی از حوادث واقعی یا رخدادهای بحرانی مربوط می شود. این روش اغلب برای شغل های مدیریتی و دفتری مفید است، اما ممکن است مفاهیم گسترده ای را در رابطه با شغل بیان دارد که این امر می تواند برای تجزیه و تحلیل مشکل باشد. از این رو تحلیل گر بایستی ماهر و با تجربه باشد تا مفاهیم واقعی از عملکرد شاغلان در شغل را با توجه به سطوح دریابد.
  8. فن شبکه ویژگی ها؛ همانند فن حوادث بحرانی این فن می تواند برای تعریف ابعادی که استاندادرهای ضعیف را از استانداردهای خوب عملکرد متمایز می کند ، به کار رود . این فن بر اساس نظریه ساختاری کارکنان است. در این روش جهت استنباط ساخت ها و قماوت ها ، از یك گروه از افراد یا فرد می خواهیم که روی موضوعات یا اجزای معینی تمرکز نمایند . این اجزا وظایفی هستند که توسط شاغلان انجام می شود ودرباره آن اجزاء بر حسب کیفیتی که دارند به نیازمندی های اساسی برای عملکرد موثر اشاره دارند.
  9. تجزیه وتحلیل سلسله مراتبی وظیفه؛ ایجاد شده مشاغل یا نواحی کاری را Annet و Dancan تجزیه وتحلیل سلسله مراتبی وظیفه که به وسیله به مجموعه ای از وظایف و وظایف فرعی وبرنامه های تجزیه می کند . وظایف بر حسب اهداف یا محصول نهایی تعریف شده وبرنامه مورد نیاز برای دستیابی به هدف مورد تجزیه وتحلیل قرار می گیرد. این روش شامل : به کارگیری افعال عملی آنچه را که بایستی انجام شود به طور روشن ، صریح ومنسجم شرح دهد.

تعریف استانداردهای عملکرد یعنی سطحی از عملکرد که بایستی در انجام یك وظیفه یا عملیات بایستی به طور رضایتمندانه کسب شود. لیست کردن شرایط وابسته به عملکرد یك وظیفه یا عملیات بایستی شامل عوامل محیطی مانند کار درقسمت پر سر وصدا. این روش بیشتر برای مشاغل فرآیندی یا کارگاهی به کار می رود اما اصول تعریف ستاده ها و استانداردهای عملکرد وتجزیه وتحلیل وظایف فرعی مربوط است به زمان تجزیه وتحلیل هر نوع شغل.

روش هاي تحليل شغل

سازمان ها از روش های مختلفی برای تحلیل اطلاعات شغلی استفاده می نمایند که این روش ها به دو دسته تقسیم می شوند:
الف ) روش های مبتنی بر شغل : که شامل روش های تجزیه وتحلیل وظیفه ای شغل ، پرسشنامه شرح پست مدیریت ، طراحی هیوتحلیل می باشد.
ب ) روش های مبتنی بر شاغل : که شامل روش تحلیل موقعیت با پست، توانایی های جسمی، بررسی وقایع حساس ، روش وقایع حساس توسعه یافته وروش تحلیلی جهت گرامی باشد.
كاربرد تجزيه وتحليل شغل اطلاعاتی که از تجزیه وتحلیل شغل به دست می آید در امور مختلف مربوط به مدیریت منابع انسانی مورد استفاده قرار می گیرد که مهم ترین آنها عبارتنداز:
کارمند یابی : گذشته از اینکه شغلی که می خواهیم برای تصدی آن فردی را جستجو کنیم جدید باشد یا از قبل در سازمان وجود داشته باشد ، لازم است اطلاعاتی درباره ویژگیهای شغل ومهارت های مورد نیاز برای انجام دادن آن در اختیار داشته باشیم تا بتوانیم فرد مناسبی را انتخاب نماییم . بنابر این تجزیه وتحلیل شغل، شرط موفقیت فرایند کارمند یابی است.
انتخاب وانتصاب : بیشترین هدف تحلیل شغل برای ایجاد معیارهایی برای انتخاب وگزینش است . گزینش مستلزم شناخت ویژگی های کارکنان ودر نتیجه تطبیق آن با ویژگی های شغل است . گزینش مستلزم شناخت ویژگی های کارکنان ودر نتیجه تطبیق آن با ویژگیهای شغل است .تحلیل شغل دو مزیت عمده برای گزینش دارد اول : ویژگی های ضروری شغل وشاغل را برای انجام رضایت بخش کار می شناساند ودوم : به شناسایی در کمبود های رویه های گزینش قبلی کمك می کند.
آموزش : بعد از انتخاب ، کارکنان معمولا به وسیله سازمان ها آموزش می بینند . برای کارکنان این نوع آموزش از کسب اطلاعات درباره رویداد ها وسیاست های شرکت جداست ، اما بعمی از کارکنان مهارت های آموزشی جامع را حین کار دریافت می کنند . تحلیل شغل دو مزیت عمده برای آموزش دارد ، اول : نیاز آموزشی کارکنان جهت انجام وظایف را بر طرف می نماید . دوم :در تشخیص روش های مناسب جهت پرورش کارکنان به ما کمك می کند.
ارزیابی عملکرد : منظور از ارزیابی عملکرد ، سنجش چگونگی عملکرد فرد در انجام وظایفی است که به او محول شده است . برای اینکه مشخص شود عملکرد فرد در سطح مورد انتظار ، کمتر یا بیشتر از آن بوده است ،باید شرح دقیقی از وظایف شاغل وجود داشته باشد . تنها بر اساس چنین معیاری قماوت درباره چگونگی عملکرد فرد منصفانه خواهد بود.
ایمنی : تجزیه وتحلیل شغل معمولا خطرهای موجود در کار ، روشهای غلط انجام دادن کار یا فقدان ایمنی در محیط کار را آشکار می سازد. ارزیابی شغل : یکی از بیشترین مشکلاتی که مدیران با آن مواجه اند ارزیابی صحیح دستمزد برای شغل می باشد ، برای کمك به این وظیفه فرآیند شناخته شده ای به نام ارزیابی شغل را به کار می گیرند تا در تعیین ارزش پولی شغل اقدام مناسب به عمل آید. در واقع ارزیابی شغل فرایندی است که تعیین می کند چه تعداد شغل برای سازمان ارزشمند است وبا مقایسه مشاغل ارزیابی می کند که هر شغل چه ارزش پولی برای سازمان دارد . ارزش نسبی آن ها در کسب اهداف سازمان تعیین وحدود ارزش پولی آن مشخص می گردد. تعیین موفق ارزشهای مربوط به هر شغل در داخل سازمان مستلزم این است که شغل با در نظر گرفتن ویژگی های معین آن ها تجزیه شوند.
برابری فرصت های استخدام : برای بسیاری از سازمان ها ، قوانین ومقررات به وسیله کمیسیون برابر در فرصت های استخدام در دو دهه گذشته وضع شده که کاربرد تازه ای از کارشکافی را مطرح می نماید. مطالعات حرکت وزمان : پس از انقلاب صنعتی سازمانها کسب بهره وری را با حفظ افزایش کیفیت همراه ساختند . یکی از ابزارهای اولیه که به وسیله این شرکت ها به کار گرفته شد ، مطالعات حرکت وزمان بود. تعیین بهترین راه برای انجام یك شغل توسط مشاهده دقیق ، انجام وظایف لازم ومقدار زمان لازم برای انجام هر وظیفه می باشد.
طراحی شغل : از اطلاعات حاصل از تجزیه شغل در برنامه ریزی نیروی انسانی ، تحقیق وپژوهش وتنظیم- قوانین ومقررات استخدامی استفاده می شود.

برای مطالعه‌ی مقاله های بیشتر به مجله‌ کارچارت مراجعه کنید.

همچنین میتوانید ما را در شبکه‌ی اجتماعی، نظیر اینستاگرام و تلگرام و فیسبوک دنبال کنید

DNN